Llevar el enfoque de planificación ágil a todo su negocio

Los eventos de los últimos 12 meses han demostrado que la única predicción segura es que no sabemos lo que traerá el mañana. Los niveles de incertidumbre que han resultado de la pandemia de COVID golpearon el corazón de las organizaciones empresariales, afectando a los equipos en prácticamente todos los departamentos.

Continúan los temores sustanciales sobre los riesgos y la inseguridad de lo que se avecina. Mientras tanto, en muchos casos, los procesos de planificación tradicionales se interrumpieron por completo en los meses posteriores a los cierres iniciales por la pandemia, y muchas organizaciones aún no se han recuperado. Si bien es cierto que ninguna industria se salvó, las industrias más afectadas, a saber, la hospitalidad, el entretenimiento/medios y los viajes, estuvieron casi congeladas durante meses.

Si bien la pandemia llevó la imprevisibilidad a un punto crítico, el ritmo del cambio se ha acelerado durante décadas. Los procesos comerciales heredados deben ponerse al día, y las interrupciones causadas por COVID-19 deberían ser una llamada de atención para las organizaciones que se están quedando atrás.

En los últimos meses, los expertos en transformación digital han observado que a las organizaciones que pudieron evolucionar rápidamente les fue mejor que a las que les resultó difícil pivotar. “La capacidad de adaptarse y actuar rápido es esencial para lograr el éxito en este nuevo paradigma y permitirá a las empresas desarrollar resiliencia en los próximos años”, como señaló Ben Cotter de PwC en un artículo sobre reinvención empresarial debido al COVID.

Un cambio fundamental que las organizaciones pueden hacer es eliminar el proceso de ciclos prolongados de presupuesto y planificación. Los proyectos que tardan un año o más en completarse, incluso en condiciones ideales, simplemente no pueden resistir los eventos provocados por la inestabilidad global.

En cambio, las empresas pueden avanzar adoptando la planificación ágil acercarse. Este proceso iterativo se centra en el corto plazo y durante años ha sido empleado por equipos de software y, cada vez más, por otros departamentos comerciales.

Un enfoque ágil unificado trae beneficios amplificados

Es imperativo que las organizaciones apliquen Agile de manera consistente en toda la organización, ya que un enfoque inconexo creará dificultades adicionales. Cuando Agile se implementa de manera inconsistente, el resultado serán fallas que van más allá de simplemente tener focos de rendimiento acelerado.

Por ejemplo, incluso si se adoptan metodologías ágiles entre DevOps equipos cuando otros equipos y departamentos están utilizando metodologías no ágiles, se desarrollarán cuellos de botella a medida que se entregue el trabajo. Estas transiciones abruptas en otros departamentos crearán lo que son esencialmente atascos de tráfico, y el embotellamiento resultante volverá a paralizar DevOps rendimiento de los equipos.

Además, no practicar metodologías ágiles en otros departamentos conducirá a incongruencias adicionales que dificultarán la práctica ágil genuina en la organización. Estas inconsistencias pueden crear obstáculos en varios departamentos.

Consideremos la contabilidad como un ejemplo: fijar los presupuestos en una mentalidad de "proyecto" puede conducir a prácticas heredadas en cascada. Por ejemplo, puede haber una fase prolongada de recopilación de requisitos, con la expectativa de un gran release al final de cada ciclo de desarrollo. En lugar de utilizar un enfoque de presupuesto fijo, los productos deben financiarse continuamente mientras estén activos. Luego, los controles presupuestarios pueden derivarse del seguimiento de los gastos incrementales y la creación de valor en cada etapa del trabajo.

“El modelo de contabilidad de costos del proyecto debe cambiar, pero la solución debe ser mutua y los resultados deben servir a los intereses de todos los que leen esos informes contables”, sugiere Steven A. Lowe, gerente de tecnología de productos de Google, en un artículo que analiza la concepto de contabilidad ajustada. Agrega, “el primer paso es cambiar el enfoque de rastrear los costos por departamento a modelar los costos por flujo de valor”.

Mientras tanto, los departamentos de recursos humanos pueden adoptar un enfoque similar al proceso de prácticas de revisión de talentos. Un artículo de Harvard Business Review sobre gestión innovadora del talento revela que “muchas organizaciones han cambiado a evaluaciones de desempeño frecuentes, a menudo realizadas proyecto por proyecto. Este cambio se ha extendido a una serie de industrias, incluidas la venta minorista (Gap), las grandes farmacéuticas (Pfizer), los seguros (Cigna), las inversiones (OppenheimerFunds), los productos de consumo (P&G) y la contabilidad (todas las cuatro grandes empresas)”.

Cuando todos los departamentos usan Metodologías ágiles, pueden sincronizar no sólo sus objetivos sino también sus áreas focales. Cuando se aplica la metodología ágil a la práctica de las revisiones de desempeño, las evaluaciones se centran más en permitir un mejor trabajo y en preguntar cómo mejorar los procesos diarios. Esto contrasta con el típico procedimiento anual de revisión de los empleados, que normalmente simplemente determina si se cumplieron los estándares mínimos.

De manera similar, en el área de contabilidad, las métricas ágiles permiten que la presupuestación y las finanzas reflejen las prioridades actuales, eliminando la visión inexacta de los centros de "costo" frente a los centros de "beneficio".

Si bien Agile en toda la organización no es necesariamente un mandato, cuanto más uniformemente se apliquen y entiendan sus metodologías, más consistentes serán las prácticas de desempeño y retroalimentación en toda la organización.

Extender los beneficios de la planificación ágil del software a todo lo demás

Con una planificación ágil, los objetivos a corto plazo se establecen teniendo en cuenta objetivos y resultados a largo plazo basados ​​en valores. Este enfoque fomenta que el trabajo se realice en ciclos iterativos, a menudo conocidos como "sprints". Al final de cada ciclo, existe la oportunidad de revisar el rendimiento, aprender de él y luego implementar ese conocimiento en el siguiente sprint.

Un enfoque iterativo del trabajo que debe completarse tiene varios beneficios principales:

• El alcance de un nuevo proyecto o cambio de producto se puede revisar a medida que los requisitos se vuelven más evidentes.
• Se pueden introducir nuevas ideas y mejoras sin una interrupción significativa en el trabajo que se está realizando.
• Los objetivos del proyecto se pueden revisar a la luz de un entorno comercial cambiante, hasta el punto de un evento disruptivo global, como la pandemia de COVID.

Dentro de algunas organizaciones, hay una tendencia a pensar que los beneficios del método iterativo ágil se aplican solo a la entrega de software y que intentar aplicar este mismo enfoque a otros departamentos o áreas funcionales conlleva demasiado riesgo. En realidad, apostar demasiado por un resultado previsto es demasiado arriesgado. Ser lento para adaptarse es especialmente engorroso cuando el cambio se vuelve necesario, como fue el caso una vez que se produjeron cierres comerciales a principios del segundo trimestre de 2.

Cuando se necesita un cambio, la latencia en la acción puede causar daños que pueden afectar a toda la organización. La necesidad de tomar una acción repentina y dramática invita a un mayor riesgo en comparación con el uso de un enfoque iterativo en varios niveles o áreas. Tomando otro ejemplo dentro de la contabilidad: si un presupuesto está bloqueado, puede haber enormes consecuencias para hacer los cambios necesarios.

De hecho, la metodología ágil puede y debe aplicarse al nivel más alto de trabajo que se realiza en una organización. Harvard Business Review sugiere en un artículo sobre organizaciones ágiles que, si bien la planificación ágil puede no funcionar para algunas actividades de C-suite, muchas actividades cruciales deberían usarla, “incluido el desarrollo de estrategias y la asignación de recursos, el cultivo de innovaciones revolucionarias y la mejora de la colaboración organizacional. Los altos ejecutivos que se unen como un equipo ágil y aprenden a aplicar la disciplina a estas actividades logran beneficios de largo alcance”.

También es importante tener en cuenta que adoptar Agile es más fácil y exitoso cuando hay una aceptación del liderazgo que comienza desde arriba, lo que permite que la mentalidad ágil impregne toda la organización.

Hacer ágil más omnipresente para que las empresas sean menos frágiles

Aunque la mayoría de las empresas aprecian el uso de Agile, a menudo se limita a aplicaciones específicas. En nuestro reciente State of Agile Peritaje, el 95% de los encuestados dice que al menos algunos equipos están usando Agile en sus organizaciones. Pero la encuesta muestra que mientras el 33 % dice que más de la mitad de sus equipos usan Agile, solo el 14 % de los encuestados informa que todos los equipos lo hacen.

Estos resultados indican que el uso ágil debe aumentar y que los equipos de alto nivel deben adoptar la metodología ágil a un ritmo mayor. Hacer la transición exitosa a Agile reducirá los vestigios de las prácticas comerciales heredadas. En muchos casos, estas prácticas heredadas son las que continúan agobiando a los equipos y evitan que muchas empresas se adapten fácilmente para seguir siendo competitivas, o incluso viables.

La respuesta enfática a COVID demuestra que las empresas de muchas industrias están dispuestas a romper sus propias reglas de aversión ágil cuando los tiempos son lo suficientemente desesperados y la necesidad de una acción inmediata es evidente. Pero esa necesidad de acción nunca desaparece y adoptar un enfoque de planificación ágil es la única forma de potenciar acciones innovadoras en cualquier etapa del trabajo. Sus planes de negocios no pueden descarrilarse si, en primer lugar, desvincula la planificación de los rieles rígidos. Un enfoque ágil permite soluciones fluidas y más flexibles que, en última instancia, brindarán más valor al cliente.

Digital.ai está iniciando una nueva comunidad ágil, Ágil.ai, donde los miembros compartirán las mejores prácticas ágiles y se relacionarán con entrenadores ágiles experimentados. Puede registrarse ahora para indicar su interés y ser uno de los primeros en unirse a esta comunidad. Además,  Digital.ai tiene flexibilidad general ágil y Marco ágil escalado (SAFe) soluciones de entrenamiento que lo ayudan a obtener más información sobre Agile y cómo puede usarlo en su negocio.